9 Överraskande enkla sätt att få människor att svara på din e -post

Vi får i genomsnitt 120 mejl varje dag. Så här får du dina meddelanden att sticka ut och faktiskt få ett svar.

9 Överraskande enkla sätt att få människor att svara på din e -post

E -post är så lätt att skicka, men det är också lätt att ignorera. Med mer än 120 meddelanden att hamna i den genomsnittliga kontorsarbetarens inkorg varje dag, se till att din blir läst och får svar kan vara svårt. För att öka dina chanser att få svar, här är nio knep du kan prova:

1. Be om svar i din ämnesrad



Det låter enkelt, men ibland är det bara att be om ett svar. Om ett e-postmeddelande behöver ett svar, varna personen i ämnesraden, föreslår St. Louis-baserad professionell arrangör Janine Adams . Det enda som får mig att svara på ett mejl är när personen sätter ”–RESPONS BEHOV” i slutet av ämnesraden, säger hon. Det är väldigt effektivt.

2. Ändra ämnesraden när ämnet ändras

Ämnet kan förändras, särskilt under en lång fram och tillbaka tråd, vilket gör den ursprungliga ämnesraden olämplig. Folk ställer in och slutar läsa när deras behov av att veta har varit tillfredsställt och tror att e -postsvaren inte längre gäller dem, säger Dianna Booher, författare till Vad mer kan jag säga? Varför kommunikation misslyckas och vad man ska göra åt det . Så de saknar viktiga detaljer och handling. Genom att uppdatera ämnesraden i den tråden engagerar du alla läsare igen.



3. Hoppa inte över hälsningen

När e -postmeddelandet startar utan att adressera mottagaren med namn kan de lätt anta att det skickades i massor och inte kräver svar, säger Peggy Duncan, författare till Time Management Memory Jogger: Skapa tid för det liv du vill ha . Dessutom kan din e -post lätt uppfattas som en efterfrågan i motsats till en begäran, säger hon. Och att lägga till en hälsning är helt enkelt artigare.

4. Starta ditt meddelande med en tydlig begäran



Begrava inte syftet med din e -post; börja med att beskriva det svar du vill ha och din deadline, säger New York-baserad professionell arrangör Lisa Zaslow .

E-postmeddelanden skrivna på läsnivå i tredje klass med enklare ord och färre ord per mening ansågs vara optimala.

Till exempel: 'Vänligen meddela mig i slutet av dagen om du kan träffas för lunch den 21', säger hon.

5. Stanna på den söta platsen när det kommer till längd

För att öka din svarsfrekvens till hälften, behåll din e -post mellan 50 och 125 ord, enligt a studie via e-postmarknadsföringsplattformen Boomerang. Svarsfrekvensen sjönk långsamt från 50% för 125-ordsmeddelanden till cirka 44% för 500-ordsmeddelanden. Efter det förblev det plant tills cirka 2000 ord och minskade dramatiskt.

6. Använd språk av tredje klass



Läseregistreringsnivån för dina mejl har en dramatisk inverkan på svarsfrekvensen, finner Boomerang -studien. E-postmeddelanden som skrivits på läsnivå i tredje klass med enklare ord och färre ord per mening ansågs vara optimala, vilket gav en ökning av svaren på 36% jämfört med e-postmeddelanden som skrivits på högskolans läsnivå och 17% högre svarsfrekvens än e-postmeddelanden även vid en hög skolans läsnivå. Om du vill kontrollera din läsbarhetsnivå kan du använda en webbplats som t.ex. LäsbarhetScore.com .

7. Använd Emotion

Boomerangstudien visade att användningen av en måttlig mängd positiva eller negativa känslor ord - som stora, underbara, glada, glada, dåliga, hata, rasande och fruktansvärda - ökade svarsfrekvensen för e -postmeddelanden med 10% till 15% jämfört med e -postmeddelanden som var neutral eller starkt känslomässig.

Om du till exempel skickar ett klagomål säger Boomerangs VD Alex Moore att det är bättre att säga, jag hade en hemsk upplevelse i din butik idag. Kontoristen var mycket oförskämd. Gör något för att det ska bli rätt, istället för Din butikserfarenhet suger. Din handläggare är en douchebag. Bli förbannad och jag hoppas att du dör i smärta.

8. Använd Rich Text



Använd fetstil och färg för att markera det svar du vill få, föreslår Zaslow. Detta kanske inte visas beroende på kompatibiliteten hos olika e -postprogram, men det är värt att försöka, säger hon.

Duncan håller med och tillägger att du kan använda punktpunkter för att öka läsbarheten och använda en annan färgtext för att uppmärksamma tidsfrister.

9. Var strategisk när du skickar ditt meddelande

Skicka det på morgonen. Enligt en studie av 500 000 e -postmeddelanden från mjukvaruleverantören Yesware, e -postmeddelanden som skickas mellan 06:00 och 07:00 får de högsta priserna, cirka 45%. Färre mejl skickas under dessa tidsluckor, vilket minskar konkurrensen.

Relaterat: 2 värdelösa fraser du behöver ta bort från dina e -postmeddelanden