Skicka inte än! 9 E -postfel du förmodligen gör - och hur du åtgärdar dem

Är dina mejl för långa? För kort? Skickat till för många människor? Eller vid fel tidpunkt? Lär dig hur du säger exakt vad du vill - utan att irritera dem i mottagaränden.

Skicka inte än! 9 E -postfel du förmodligen gör - och hur du åtgärdar dem

E-post. Banan av din existens, ett verktyg som tycks definiera många av dina vakna timmar, ett kommunikationssätt som uppfanns för bara två decennier sedan.



Vi använder det alla, några av oss älskar det, och många av oss fruktar det.

Det finns gott om tips och tricks för att göra e -post mer effektivt– med specifika verktyg som bumerang, begränsa dig till vissa timmar per dag och jaga drömmen om inkorg noll.



Inga fler e-misslyckanden

  • Varför varje e -postmeddelande ska vara fem meningar långt
  • E -post är en universell pest; Kan brevlådan göra det hanterbart igen?
  • 4 snabba sätt att öka din inkorgsguide

Även om e -posteffektivitet är en dröm - hacka kan dessa kommunikationssystem bara ta oss så långt. Viktigt är det också hacka dig själv att bli en bättre författare så du får mer av det du vill ha via e -post.



Får dina mejl de resultat du vill ha?

När du förbättrar hur du skriver och lär dig att utforma bättre meddelanden kommer du att resonera med läsaren, förbättra delbarheten och öka slutresultatet.

Förra veckan träffade jag författaren, designern och strategen Sarah Peck, som undervisar i workshops om att utveckla effektiva kommunikationskunskaper. Vi pratade om att använda e -post för att få mer av vad du vill och vilka misstag alla gör i denna vanliga kommunikationsform.



Här är nio vanliga misstag du kan göra:

888 -nummer

1. Skicka bara mejl när du behöver något.

Den bästa tiden att bygga upp en relation är innan du behöver något, inte vänta tills du behöver något. En vän till mig har för vana att skicka fem eftertänksamma mejl varje söndagskväll för att checka in med människor som han gillar, beundrar eller tänker på. Ett mejl kan se ut,



Hej, såg några bra nyheter om dig - ville bara säga grattis! Jag älskar att titta på vad du håller på med genom mina olika nyhetsflöden, och jag ville skicka en anteckning för att säga hur mycket jag hoppas att du har det bra.

Det är ett bra sätt att komma ihåg att nå ut till människor du vill ha kontakt med, och ett praktiskt sätt att utöva tacksamhet.

2. Glömmer att det finns en person på andra sidan din e -post.

Precis som du inte skulle gå in i en väns hus för att äta middag och skälla ut ett kommando, kan ofta de små trevligheterna i inledningen och slutet av ett meddelande räcka långt. Sociala signaler är inte daterade konstruktioner; de är värdefulla uppvärmningsfraser i kommunikation. Börja med att säga hej, kommentera någons senaste prestationer och önska den andra personen lycka till.

Hej främling! Det var längesedan. Om Facebook berättar för mig, ser det ut som att du haft en händelserik vår ... grattis till alla dina framgångar!

kostar att slå ner en vägg

3. Att använda den första personen för mycket.

Många e -postmeddelanden - och uppsatser - skrivs uteslutande i första person. Flytta fokus till mottagaren och fundera över vad de vill, behöver eller vill höra. Efter att ha skrivit ett mejl, skanna det snabbt efter hur många gånger du använder ordet I. Se om du kan redigera några av dem.

Till exempel: Jag undervisar i en ny författarverkstad i vår, och jag vill ha hjälp med att dela programmet. Jag tror att du skulle vara intresserad av det (allt jag uttalanden) kan förvandlas till:

Hej Leslie. För ett tag sedan pratade vi om sätt att förbättra dina skrivfärdigheter - jag ville kontakta den här skrivverkstaden för annonsmaterial som just har lanserats. Jag trodde att du skulle tycka om att ta en titt. Låt mig veta om det var det du letade efter.

4. Skicka e -postmeddelandet vid fel tidpunkt.

Bara för att du har skrivit det nu betyder inte att den behöver skickas just nu. Fördröjning av sändningen är ett av de mest kraftfulla och underutnyttjade verktygen för e -post.

hur man gör bra samtal

Utvärdera om meddelandet är brådskande eller inte och måste besvaras omedelbart. Om du städar din inkorg under din schemalagda tid, avfyr meddelandena som är brådskande och överväg att skicka meddelanden på morgonen.

Schemaläggning av e -postmeddelanden som ska skickas om 24 eller 48 timmar ger dig (och dina kunder) utrymme att andas mellan icke -angelägna projekt, och det skapar också en kommunikationsrytm där din klient inte längre förväntar sig att du ska svara direkt. Ju mer struktur och parameter du ger till din meddelandeform, desto lättare är det för klienten att lära sig vad han kan förvänta sig. Du kan antingen träna någon att förvänta sig omedelbara svar hela tiden, eller att lära sig den rytm som är bäst för dig och ditt företag.

Om kunden e -postar och du behöver lösa problemet direkt kan du i ett nödfall skicka ett snabbt meddelande sent på kvällen eller på en helg. I detta scenario blir du hjälten för din klient.

5. Skicka till för många människor.

Fler mottagare i fältet Till betyder inte att du nödvändigtvis får fler svar. I en tid av digital marknadsföring kan människor som spränger meddelanden i sändningsform utan att förstå vem som är på linjen radera deras chanser att ett meddelande öppnas. Ett perfekt e -postmeddelande skickas till exakt vem det behöver gå till, med ett visst önskat resultat.

Ju mer specifik du kan handla om vem du frågar, desto bättre. Att fråga alla i ditt nätverk kommer säkert att ge dig en massa tystnad i vår överanslutna värld, eller avanmälningar och avföljningar på dina olika plattformar. Det är bättre att be tre personer som är mycket välutrustade att svara på din fråga än 15 personer som inte alls är intresserade.

Ju mer specifik du kan få om vem som ska ta emot meddelandet, desto bättre. En direkt fråga som resulterar i ett ja är bättre än att fråga 50 personer som inte svarar (och skräppost deras inkorgar).

6. Vet ingenting om personen som tar emot ditt mejl.

Gör dina läxor på mottagaren. Ett bra verktyg för att få snabb information om vem du pratar med är Rapporterande , ett sidofält som låter dig se de senaste offentliga inläggen (och en bild) av personen du kommunicerar med.

7. Glömmer att skicka uppdateringar eller interimsmeddelanden.

Om du väntar på ett viktigt meddelande från någon kan tiden som väntar på en leverans verka oändlig. Om det är en lång fördröjning att skicka ett objekt som är mycket efterlängtat eller förväntat, eller om du har upplevt några hicka-skicka ett e-postmeddelande för att uppdatera din mottagare om projektets status. Du vet att du måste skicka en snabb anteckning när du börjar bli orolig för att inte leverera eller de verkar vara lite flippiga.

Exempelkopia:

tidig omröstning stater karta 2016

Hej, Sarah. Ville bara skicka en snabb uppdatering om leveransen av vårt förslag. Vi kommer att ge dig något till nästa fredag, men vi kan vara några dagar för tidiga. Prata med dig nästa vecka! Låt mig veta om du har några frågor under tiden.

Hej, Sarah. Jag vet att vi rörde basen förra månaden och jag har varit alldeles för långsam med att komma tillbaka till dig. Jag arbetar fortfarande genom högen på min tallrik, men jag borde ha något de närmaste 2-3 veckorna. Ville inte låta dig gissa! Prata snart,

8. Gör meddelanden för långa.

Beroende på meddelandets art kan e -postmeddelanden variera från några få ord till tusentals ord. Ju längre e -postmeddelandet är, desto mindre sannolikt är det att någon kommer att läsa det hela. Långa mejl innebär i allmänhet att en större strategi, ram eller dokument kan vara på sin plats. Vissa företag går över till att använda e-postmeddelanden med fyra meningar och länka till längre arbeten via Google Documents, Asana eller Basecamp (eller annan projekthanteringsprogramvara).

9. Använd endast e -post.

Effektivitet betyder inte nödvändigtvis ett enda system. Ofta kan redundans i kommunikation vara oerhört hjälpsam, eftersom varje verktyg (video, chatt, e -post, Skype) lägger till ett lager av mänsklig nyans i korrespondensen som händer. Laura Roeders digitala marknadsföringsteam distribueras över flera länder, och för att hålla kontakten (och i samspel med varandra) fokuserar de på överkommunikation, genom användning av flera verktyg samtidigt.

Nu: Fyra sätt att fokusera på att skriva bättre e -postmeddelanden:

Berätta klibbiga historier. Allt är mer meningsfullt med en illustration. Markera och exempel, illustrera en idealisk kundavatar eller berätta en specifik instans av ett problem du hade. Att ställa in sammanhanget och scenen (det verkar självklart för dig, författaren), gör det lättare för människor att förstå smärtpunkten, sammanhanget och anledningen till att du skriver. När människor kan se din berättelse - vem du är, varifrån du kommer, varför du gör det du gör - är det lättare för dem att bli en del av den.

Använd regeln med fyra meningar, en länk : Håll din e -postadress under fyra meningar (eller fem!). Fokusera på smärtpunkten eller problemet du löser. Begränsa dig till endast en länk. Om du måste, gör den länken till ett dokument.

det är hur du spelar spelet

Var lyhörd och reflekterande : Observera hur andra kommunicerar och anpassa din stil för att möta dem halvvägs. Anpassa din kommunikation genom att spegla stilen på ett mottaget meddelande. Skickar någon korta meddelanden med formella adresser? Svara med stil.

Bokmärka e -postmeddelanden som du älskar med Evernote . Använd det stora antalet e -postmeddelanden framför dig (och i din inkorg) som ledtrådar till bra meddelanden. Se vilka e -postmeddelanden du öppnar först och är mest upphetsade över. Skapa några mappar i ditt brevlådesystem för bra introduktioner, prova korta meddelanden och tacknoteringar som du gillar. Behåll dessa för framtida bruk om du någonsin är i en bindning. I någon konst behöver du inte uppfinna hjulet igen - och att uppmärksamma fantastiska författare (och vad vi personligen tycker om) är ett bra sätt att komma igång.

E -post är vår kommunikationsform nummer ett, vilket betyder att alla är författare . Det mest kraftfulla du kan göra i både ditt personliga och affärsliv är att lära dig att skriva bra och berätta bra historier. Meddelanden som övertygar, innehåll som konverterar och språk som inspirerar till handling är avgörande för att få det du vill ha.

Om du vill få ut mer av det du vill ha via e -post (och skriva), kolla in Sarahs Författarverkstad .

Hur är det med dig? Vilka e -postfel ser du att folk gör hela tiden som du önskar att de skulle fixa? Vilket är det bästa mejl du någonsin har fått?

[ Bild: Flickr -användare Martina Photography ]