Så här skriver du ett uppföljande e-postmeddelande som inte är irriterande

Det är alltid bättre att anta att den du e -postar har viktigare saker att göra än att svara på ditt meddelande.

Så här skriver du ett uppföljande e-postmeddelande som inte är irriterande

Som journalist som ofta granskar och redigerar inlagor, befinner jag mig ofta mellan att skriva och läsa uppföljande mejl. Och om det är något som jag har lärt mig på att sända och ta emot, så är det att många av de taktiker som folk använder inte är särskilt effektiva (och är i bästa fall irriterande).



Som avsändare har jag lärt mig att det är bäst att arbeta utifrån antagandet att den jag skriver till förmodligen har mer angelägna frågor att ta hand om än att svara på mina mejl. Detta tvingar mig att se till att jag formulerar varför det är i mottagarens intresse att svara. Som mottagare är det inget mer irriterande än att få ett e -postmeddelande som förutsätter att jag kommer att arbeta med avsändarens tidslinje, även om det är klart att det är extremt obekvämt för mig, eller när det inte är någon fördel för mig.

Naturligtvis är detta bara en av många saker att tänka på när du skriver ett uppföljande mejl. Här är andra du kanske vill överväga innan du skickar din nästa, särskilt om du behöver svar snabbt.



Gör det så enkelt för mottagaren som möjligt

Många människor kämpar med att hantera sina inkorgar som det är. Så för att göra det värt sin tid att svara på din uppföljning är det viktigt att du, avsändaren, gör allt det hårda arbete du kan innan du trycker på skicka.

blå profilbild på instagram



Relaterad: Hur man skriver ett arbetsmejl när du är riktigt förbannad


Som Jocelyn Glei skriver i sin bok, Avsluta prenumerationen: Hur man dödar e -postångest, undviker distraktioner och får riktigt arbete gjort , istället för att skicka ett generellt meddelande som att bara följa upp - ge en kort sammanfattning av din begäran så att personen inte behöver gå tillbaka och läsa din långa e -posttråd. Som Glei påpekade: Om den personen inte svarade på ditt e -postmeddelande första gången kommer det förmodligen inte att få bättre resultat att skicka samma meddelande andra gången.

Skapa inte mer arbete för mottagaren

Som mottagare finns det inget mer frustrerande än att behöva söka i min inkorg för att ta reda på vad avsändaren syftar på innan jag ens kan svara. På hektiska dagar är det dessa typer av mejl som jag tenderar att ignorera. Om du skickar någon en signal om att det inte är värt din tid att göra det hårda arbetet själv, kommer mottagaren antagligen att känna samma sak.

Var artig och respektera sin tid



Det är inget fel med att följa upp, men där är något fel med att följa upp för tidigt och skriva mejl på ett sätt som skriker, jag har ingen respekt för din tid. Kara Corridan, verkställande redaktör för Scholastic och tidigare hälsodirektör Of Föräldrar tidningen, tidigare pratat med Snabbt företag om att följa upp på en plan: Vissa människor som skickar mig något på en fredag ​​och sedan följer upp på måndag-det är löjligt. Även om vi var intresserade kunde vi inte vända saker så ofta.

7 nummer

Lämna ett litet fönster för mottagaren att komma tillbaka till dig och förstå att de också har andra prioriteringar som förmodligen är viktigare för dem än din e -post. Enligt Glei har du inte rätt till ett svar från någon annan som, precis som du, kan vara för upptagen med sina egna uppgifter för att hantera dina.

Hon skrev, Du kan börja ditt meddelande med, 'Jag vet att du har ett hektiskt schema, men jag undrar om du har hunnit överväga min begäran. . . ? ’Eller något liknande. Att erkänna att du förstår att mottagaren jonglerar med många uppgifter, varav din begäran bara är en liten övervägande, hjälper alltid.

ormen trampar inte på mig

Var inte onödigt påträngande eller passiv aggressiv



Jag har tappat räkningen på hur många gånger människor har markerat sina e-postmeddelanden hög prioritet när det uppenbarligen inte är det, presentera godtyckliga tidsfrister som är orimliga för vad de begär, eller använder passivt-aggressiva fraser som, Hej, jag har inte hört av dig sedan jag skickade mitt mejl för över en vecka sedan. Jag antar att du inte är intresserad, men om du är så tänkte jag checka in.


Relaterad: Alla hatar i hemlighet din vänliga påminnelsemail


Om du använder någon av dessa metoder för att följa upp din begäran, då kommer troligen taktiken att slå tillbaka. Berättade Corridan Snabbt företag att mejl med passivt-aggressiva toner inte passar henne bra. Och som Lisa Evans tidigare skrev för Snabbt företag , Flagga din e -post som hög prioritet bör göras sparsamt och endast i verkliga brådskande fall. Bättre än att markera ett mejl som hög prioritet? Med hjälp av en beskrivande ämnesrad som betonar hur brådskande meddelandet är.

Inkludera detaljer och en uppmaning till din ämnesrad

Om din mottagare är någon som får många e -postmeddelanden, är chansen stor att de förmodligen inte kommer att läsa varenda. Istället är det mer troligt att de går igenom ämnesraden och klickar bara på dem som ser viktiga ut för dem. De som inte gör det kommer förmodligen att lämnas olästa eller förflyttas till papperskorgen.

Detta betyder att för att få deras uppmärksamhet måste du fundera lite på vad du egentligen hoppas få från deras svar och hitta ett sätt att formulera det i din ämnesrad. Peggy Duncan, produktivitetsexpert, författare till Erövra överbelastning av e -post med bättre vanor, etikett och Outlook, och grundare av Digital Breakthroughs Institute , berättade tidigare Snabbt företag , Jag borde veta exakt vad din e -post handlar om bara genom att läsa ämnesraden, som jag skulle göra som en rubrik i en tidning.

Använd inte en vag eller generisk ämnesrad

Nick Martell och Jack Kramer, grundare av nyhetsbrevet för finansiella nyheter MarketSnacks , berättade tidigare Snabbt företag att du lever och dör av din ämnesrad. Bara att checka in, säger de, är ett recept på e-postens ämnesrad för 'ignorera. & Apos;

vilken iphone inte har ett hörlursuttag

Skicka bara din e -post till den berörda personen

Det kan vara frestande att skicka e -post till flera personer i teamet om en person inte är särskilt lyhörd, men överanvändning av detta tillvägagångssätt är oprofessionellt och ska bara användas som en sista utväg.

Duncan sa: När du skickar ett e -postmeddelande, fråga dig själv vem som behöver ta emot informationen du skickar och skicka den bara till dessa personer. Om detta inte är klart, ställ dig frågan, ”Skulle jag välja den här personen att ringa om vad jag ska skicka e -post till honom?” Om svaret är nej sa Duncan: Varför skickar du ett mejl om det?

Kopiera inte andra på e -post när du inte behöver

I din drömvärld gör de det ha att prata med varandra om detta eftersom de alla har din e -post, eller hur? Fel. Faktum är att de förmodligen bara vidarebefordrar det till den person som faktiskt ska ta emot e -postmeddelandet, och sedan är det bara att täppa till inkorgen. Hur får det dig att känna när någon gör så mot dig? Vi trodde det.